Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van haar betrokkenen (leden, donateurs en vrijwilligers) die Roeivereniging Pontos, gevestigd aan Griend 33-60 te Lelystad, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 40507518 (hierna: "Pontos") verwerkt.
Indien iemand lid wordt van Pontos of om een andere reden persoonsgegevens aan Pontos verstrekt, geeft deze persoon uitdrukkelijk toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken. Het bestuur adviseert de betrokkene om de privacyverklaring door te lezen en te bewaren voor eigen administratie.
Pontos is een roeivereniging. Alle activiteiten worden in dit kader gepland en uitgevoerd. Pontos bepaalt zelfstandig de doeleinden van en middelen voor verwerking van persoonlijke gegevens in het kader van de uitvoering van haar doelstellingen zoals opgenomen in de statuten en het Huishoudelijk Regelement. De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen Pontos. Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in de administratie is het bestuur van Pontos. Het bestuur is bereikbaar via bovenstaand adres en via e-mail: ruutseb@rvpontos.nl. De ledenadministratie is bereikbaar via secretaris@rvpontos.nl.
In onderstaand 'verwerkingsregister' zijn de gegevens die Pontos verwerkt overzichtelijk opgenomen. Hierbij is opgenomen het doel van de verwerking, het type gegevens, de grondslag, de bewaartermijn en de mogelijke ontvangers.
|
Doel |
Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers |
|
Onderzoeken of u lid kunt worden. |
Pontos verwerkt de volgende persoonsgegevens (inschrijfformulier): • Naam • Geslacht • Adres • Postcode • Woonplaats • Gewicht • Geboortedatum • Telefoonnummer (+ ouder bij jeugdleden) • E-mail (+ ouder bij jeugdleden) • Pasfoto • Zwemvaardigheid (Ja/Nee) •Gezondheidsklachten (Ja/Nee) • Roei-ervaring (roeiverenigingen in verleden) • Belangstelling vrijwilligerswerk (keuzelijst bij aanmeldformulier) • Lidnummer • Soort lid • Aanmelddatum lid • Opmerkingen • Banknummer • Automatische incasso (Ja/Nee) |
Uitvoering van de overeenkomst |
Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden |
N.v.t. |
| Uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst alleen als deze bijzondere persoonsgegevens nodig zijn voor de activiteiten van de vereniging. | Gezondheidsinformatie | (Expliciete) toestemming |
Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden |
N.v.t. |
| Administratie. | Zie boven plus • KNRB-nummer • KNRB startdatum • KNRB stopdatum • Afgelegde examens • Opzegdatum lid • Bestuur/commissie • VOG indien bestuurs- /commissielid |
Uitvoering van de overeenkomst |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna. |
KNRB |
| Foto's en video's van leden in relatie tot verenigingsactiviteiten voor onderlinge communicatie. | Foto’s • Video’s |
Gerechtvaar- toestemming |
Website RV Pontos – 3 jaar: |
Leden en lezers website (niet opgenomen verspreiding via websearch door derden) |
| Botenafschrijving. | • Naam |
Uitvoering van de |
Zolang als het inschrijfboek bestaat (ca 1 jaar). |
Inschrijfboek |
| Versturen berichten van derden, zoals KNRB, wedstrijden of specifieke evenementen. | • Naam • E-mailadres • Telefoonnummer |
Uitvoering van |
Zolang als men aangemeld is. |
Ad hoc |
Pontos zal persoonsgegevens hierboven niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met voorafgaan de toestemming van de leden.
Door het actueel houden van persoonsgegevens door betrokkenen zorgen deze dat deze juist en volledig zijn. Pontos kan bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de vereniging ontzeggen. Pontos kan de eventuele kosten die zij heeft gemaakt als gevolg van de onjuiste of onvolledige gegevens op de betreffende persoon verhalen. Pontos zal in dit geval niet aansprakelijk zijn voor enige schade.
Pontos verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschapen tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden alleen die gegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor Pontos om te voldoen aan haar wettelijke bewaarplicht, alle overige persoonsgegevens worden vernietigd.
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft Pontos passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
Iedereen die opgenomen is in de administratie van Pontos heeft het recht op inzage in en correctie, beperking of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Dergelijke verzoeken kunnen leiden tot beëindiging van het lidmaatschap indien het goed functioneren van de vereniging beperkt wordt. Daarnaast kan iedereen die opgenomen is in de administratie van Pontos bezwaar maken tegen het gebruik van zijn gegevens en/of klachten indienen ten aanzien van dat gebruik of de privacyverklaring.
Vragen om inzage etc. zoals bedoeld in dit artikel kunnen uitsluitend schriftelijk worden gesteld aan de secretaris van het bestuur van Pontos, e-mail siraterces@rvpontos.nl. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.
Een lid is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van zijn gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Als een minderjarige lid wil worden van Pontos dan wordt expliciet toestemming van ouders of voogd gevraagd.
Pontos kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen conform geldende wettelijke verplichtingen. Pontos kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van het beschikbaar stellen van gegevens op basis van toestemming van de betrokkene.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd door het bestuur. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt.